Pikavinkki: Doodle (http://www.doodle.com/) on hyvä työkalu. Tai jos haluat suomalaisen version, www.sumpli.com. Niin pieneltä tuntuva asia kuin kokouksen sopiminen usean henkilön kesken on hyvä esimerkki siitä, miten ns. sosiaalisen median työkaluilla voi säästää oikeaa aikaa järkevämpään työhön.
Vertailu: sovitun kokousajan vaihtaminen 6 henkilön kesken. Perinteinen tapa: yksi lähettää sähköpostin, jossa hän kirjoittaa luettelon uusista aikaehdotuksista. Nopein vastaaja kommentoi omassa viestissään, mitkä ajat ehdotetuista hänelle sopivat. Seuraava vastaaja kommentoi hänelle sopivia aikoja. Tähän asti kaikki vielä suhteellisen hyvin. Seuraava vastaaja onkin ehtinyt lukea ensimmäisen viestin ja kommentoi suoraan siihen hänelle sopivat ajat, joista suurin osa ei käy kahdelle ensin vastaajalle. Ja niin on sähköpostipingis päässyt vauhtiin!
Yleensä noin 30 sähköpostin jälkeen nollataan laskurit ja kokouksen kutsuja aloittaa alusta. Lopuksi jokin aika saadaan sovituksi - tosin todennäköisesti ainakin kahdelle osallistujalle jää epäselväksi, mikä päivä lopulta sovittiin,joten he palaavat vielä kysymyksillä asiaan.
Netistä löytyvillä ilmaissovelluksilla kokouksen sopiminen vaatii kaksi sähköpostia. Kokouksen kutsuja lähettää sähköpostilla linkin yhteiseen kalenteriin. Kaikki käyvät merkitsemässä itselleen sopivan ajan yhteiseen kalenteriin ja näkevät samalla muille sopivat ajat. Lopuksi kutsuja lähettää sähköpostilla ilmoituksen siitä, milloin kokous pidetään. Säästää runsaasti aikaa ja hermoja. Voidaan käyttää ilman IT-investointia. Sopii myös vaikka hallituksen kokousaikojen sopimiseen.
Jaettuja kalentereita löytyy totta kai myös yritysten sisäisistä järjestelmistä, kuten SharePointista ja Notesista. Mutta jos sellaista ei ole, palveluita löytyy netistä.
Tarinan opetus: sinänsä pieni asia, joka sähköpostipingiksellä vie turhaa aikaa ja vaivaa. Mukavampi käyttää sekin aika johonkin järkevämpään. Tehokkuudet löytyvät usein pienistä asioista.
